Seleccionando un gestor de contenidos web (WCMS) - parte 1

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Hace unos meses comenzamos en Biko una consultoría para un cliente muy importante en la que el objetivo principal consiste en seleccionar un gestor de contenidos web (WCMS) que sustituya al gestor que actualmente están utilizando, que ya no es mantenido por el fabricante.
El escenario de uso de dicho gestor es bastante exigente, ya que se trata de un cliente que dispone de un conjunto de portales con varios centenares de autores que modifican unos 200 contenidos al día, decenas de miles de páginas publicadas y mas de 200 millones de páginas vistas al año.
Con este post, voy a comenzar una serie en la que trataré de dar unas pinceladas de cual es el proceso que estamos siguiendo para cumplir con los objetivos marcados por nuestro cliente. El proceso lo hemos dividido en varias etapas:

  1. Recogida de requisitos: La detallo a continuación. Voy a centrar este post en este punto.
  2. Primera preselección de herramientas a analizar: Desde luego no somos los únicos en el mundo que hemos realizado este análisis, así que como primer paso analizamos un conjunto de informes de evaluación con el objetivo de seleccionar entre 3-5 gestores para analizar en detalle. En el siguiente post os contare cuales fueron y qué conclusiones obtuvimos.
  3. Segunda preselección de herramientas a analizar: Habiendo hecho la preselección anterior, solicitamos a los proveedores de las herramientas candidatas que nos hicieran una sesión de DEMO. Dedicaré otro post a este punto, muy interesante y difícil de acometer con rigor.
  4. Creación de un plan de migración. Una vez seleccionada la herramienta, es necesario definir un plan de migración, todavía no hemos llegado aquí, así que ya os contare más adelante en qué queda

Recogida de requisitos

En un escenario complejo como el que hemos definido, existen muchos stakeholders involucrados en el proyecto, cada uno con diferentes necesidades y con perfiles muy variados. Como arranque del proyecto comenzamos haciendo tres sesiones de trabajo con cada grupo de roles involucrados para recoger los requisitos que debe cumplir el nuevo gestor de contenidos y las carencias que tiene el actual. Los grupos que hicimos son los siguientes:

  • Autores y editores: Teniendo un conjunto de autores de varios centenares con perfiles muy diferentes y muchos de ellos con un uso esporádico del gestor, la usabilidad y sencillez de la interfaz de gestión del CMS se convierte en un punto crítico. Lo son también la capacidad de definir workflows de aprobación sencillos pero flexibles, el versionado y auditoria de cambios, la gestión de sites multi-idioma, la gestión de activos multimedia, etc…
  • Administradores funcionales: Normalmente en un entorno complejo como este, existe un grupo de personas que administran el gestor y atienden los problemas de los autores, controlan la integración de nuevos desarrollos, dan de alta nuevos usuarios, roles, workflows, hacen auditoría de contenidos, etc… En definitiva, administran funcionalmente el sistema, y necesitan por tanto de herramientas y paneles de administración que les faciliten su trabajo.
  • Responsables de infraestructuras y desarrolladores: El tercer grupo en discordia, el gestor de contenidos debe adecuarse además a una arquitectura tecnológica mas o menos establecida, o al menos debe tenerse en cuenta este punto como crítico a la hora de seleccionar la herramienta. Algo parecido ocurre con las herramientas de desarrollo y tecnología utilizada con el producto. Además tenemos que tener en mente la expansión en el mercado local de la herramienta, de su tecnología y la facilidad con que diferentes proveedores de nuestro cliente podrán formarse y realizar desarrollos para el conjunto de portales administrados.

De estas sesiones de trabajo fuimos intentando obtener un listado de requisitos lo más exhaustivo posible, con el fin de disponer de una herramienta que nos permitiera evaluar objetivamente las diferentes soluciones. Después de bastante trabajo conseguimos condensar todos estos requisitos en un Excel con unos 200 puntos a evaluar, todos ellos con un nivel de importancia en una escala de valores y agrupados por temas (a continuación tenéis un par de imágenes que os darán una idea de lo que contiene y lo que hemos evaluado):

Bueno, con estas imágenes acabo por hoy, el primer paso de nuestro trabajo está dado: saber lo que se busca y tener un método para comparar las soluciones candidatas, este último punto es crítico y un trabajo nada despreciable.

En el siguiente post os cuento qué soluciones e informes de terceras empresas hemos analizado. Nos vemos 😉

Comentarios

  1. Josete

    25 Noviembre 2010

    No sigas… ¿Drupal?

  2. david.gil

    1 Diciembre 2010

    Hola Josete. ¿Drupal? No necesariamente, es una de las que esta en la lista, pero no es una de las principales. ¿Porque lo dices?, ¿alguna referencia concreta?

    Considero que es una de las grandes alternativas y candidatas para cualquier proyecto, y desde luego a medida que se profundiza en su conocimiento me hace afirmar que es una propuesta muy muy seria independientemente del proyecto que se tenga entre manos, sin embargo no vale para todo, ni para todos los escenarios de uso.

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